5 minutos. Nadie toca el mouse.
Separa lo que llegó en tres grupos: lo que tenés que contestar vos, lo que puede ver tu equipo y lo que no necesita respuesta.
Ejemplo: entraron 47 correos. 6 son para vos, 12 para el equipo, 29 no piden respuesta.
Redacta la respuesta de cada correo con el historial de ese cliente y la deja en borradores. Vos la leés y la mandás.
Ejemplo: 14 borradores listos a las 8 de la mañana, esperando tu revisión.
Le decís de qué se trataba y lo encuentra, aunque no te acuerdes de quién era ni de cuándo.
Ejemplo: “el presupuesto que le mandé al proveedor por los cables” — aparece en 4 segundos.
Le pedís un resumen de todo lo que entró desde ayer y te lo cuenta en cinco líneas.
Ejemplo: “Ayer entraron 32 mails. Lo importante: reclamo de García, cotización de Molinos, cambio de fecha con el contador.”
Cuando llega un correo que no es para vos, lo reenvía a la persona del equipo que tiene que verlo, con una nota breve.
Ejemplo: entra un reclamo de facturación, se reenvía al contador con el resumen en dos líneas.
Responde al instante las consultas de siempre, pregunta lo que hace falta saber y te deja solo las que van en serio.
Ejemplo: entraron 60 mensajes en el día. 51 respondidos solos, 9 te esperan para cerrar.
Toma la lista de productos que pidió el cliente, busca los precios y arma la cotización completa.
Ejemplo: pedido de 18 ítems cotizado en minutos, con el mismo formato que usás siempre.
Entra a cada portal, busca el código, anota el precio y compara entre proveedores para quedarse con el mejor.
Ejemplo: 25 productos comparados en 4 proveedores, planilla lista con el mejor precio resaltado.
Pasa lo que pidió el cliente al CRM o al sistema que uses, sin que nadie lo tipee.
Ejemplo: 12 pedidos del día cargados en el CRM antes de la hora del almuerzo.
Te dice cada semana qué presupuestos mandaste que nadie contestó y hace cuántos días.
Ejemplo: 9 presupuestos abiertos, 4 con más de 15 días — ideal para retomar el contacto.
Arma el documento con los datos del cliente, el alcance y los precios, listo para revisar.
Ejemplo: propuesta de 6 páginas armada en minutos, con tu logo y tu tono.
Cuando llega la misma consulta de siempre, prepara la respuesta con el dato exacto de tu lista.
Ejemplo: 30 consultas de precio del día contestadas antes de que salgas a almorzar.
Le mandás la foto o el PDF y carga el número, la fecha, el proveedor y el monto donde van.
Ejemplo: 40 facturas del mes cargadas en el sistema contable en una tarde.
Lee lo que mandó el cliente —vacaciones, licencias, novedades— y lo carga en la planilla que corresponde.
Ejemplo: 22 pedidos de vacaciones del equipo cargados en la planilla de RR.HH.
Sube los archivos uno por uno a donde tengan que ir, con el nombre y la categoría correctos.
Ejemplo: 60 certificados subidos al portal del cliente, ordenados por proyecto.
Renombra los archivos con un criterio, los agrupa y deja la carpeta ordenada.
Ejemplo: 800 archivos desordenados quedan en 12 carpetas claras por cliente y año.
Mira el inventario todos los días y te avisa qué se está por terminar, antes de que un cliente te lo pida y no lo tengas.
Ejemplo: lunes 8 hs: 6 productos por debajo del mínimo, 2 se terminan esta semana.
Cruza los movimientos del banco con lo que figura en tu sistema y te marca las diferencias.
Ejemplo: 120 movimientos del mes cruzados, 3 diferencias marcadas para revisar.
Mira qué vence esta semana y deja escrito el aviso para cada cliente.
Ejemplo: lunes a las 8, 7 avisos de vencimiento listos para revisar y mandar.
Te dice con quiénes no tenés ningún intercambio hace más de 45 días.
Ejemplo: 18 clientes fríos, 5 de ellos entre los 20 que más te facturan.
Revisa el mes y te muestra qué clientes esperaron más de un día por una respuesta.
Ejemplo: 11 clientes esperaron más de 24 horas, 3 más de una semana.
Junta el historial de ese cliente y te deja un resumen antes de que entres a la llamada.
Ejemplo: entrás a la llamada sabiendo qué pidió, qué se le prometió y qué quedó pendiente.
Te avisa el día antes de un cumpleaños, aniversario o fecha clave para saludar a tiempo.
Ejemplo: mañana cumple años uno de tus mejores clientes, el saludo ya está escrito.
De cada llamada o reunión, actualiza los datos del cliente sin que tengas que abrir el sistema.
Ejemplo: después de la llamada del martes, la ficha ya tiene el nuevo contacto y el pedido.
Junta los movimientos, los clasifica por categoría y arma el informe.
Ejemplo: informe de 8 páginas listo el primer día del mes, sin que nadie lo arme a mano.
Todas las mañanas te deja escrito el mensaje con las reuniones del día y qué hay que preparar.
Ejemplo: 4 reuniones, 3 documentos a repasar antes, todo en un mensaje que te llega a las 8 de la mañana.
Arma el resumen de lo que se definió y lo deja listo para mandar al grupo.
Ejemplo: cierre del día en un mensaje: qué se decidió, quién hace qué y para cuándo.
Le preguntás cuándo tenés libre y te lo dice, y si querés te agenda ahí.
Ejemplo: “Necesito 45 minutos con el contador esta semana” — 3 huecos propuestos y agendado.
De lo que se habló, arma la lista de quién quedó en hacer qué.
Ejemplo: reunión de una hora, 12 compromisos claros y con dueño, sin que nadie los tipee.
Cada viernes junta lo que pasó en la semana y te deja el resumen con los números clave.
Ejemplo: cada viernes a las 18 hs, el resumen semanal listo en tu teléfono.
Le decís qué producto o servicio necesitás y recorre las páginas de varios proveedores para armar la comparación.
Ejemplo: 8 proveedores comparados en una hora, tabla con precio, plazo y link a cada oferta.
Le pasás la lista de proveedores y el pedido, y le manda a cada uno la consulta con los mismos datos.
Ejemplo: pedido enviado a 12 proveedores en minutos, con la misma información y tono para cada uno.
Le pasás el nombre de la empresa y te trae un resumen con qué hacen, quiénes son y qué anunciaron último.
Ejemplo: reunión con un prospecto nuevo, entrás sabiendo qué venden, con quién compiten y qué anunciaron el mes pasado.
Le pasás el archivo y te lo cuenta en cinco puntos claros: qué dice, qué te compromete y qué revisar.
Ejemplo: contrato de 30 páginas resumido en cinco puntos y tres cosas para revisar con tu abogado.
Cuando te devuelven una propuesta con cambios, te dice exactamente qué se modificó respecto a la original.
Ejemplo: la contrapropuesta del cliente cambió tres cláusulas y bajó el precio en dos ítems.
Todas las semanas entra a las páginas de tus competidores y te avisa cuando alguno sube, baja o saca una promoción.
Ejemplo: el lunes te llega el aviso de que dos competidores bajaron el precio del producto estrella.
Y muchas más automatizaciones.El techo es tu imaginación.
Se sienta en tu máquina y la usa como la usás vos. Sirve para cualquier programa, incluso ese sistema viejo que no se conecta con nada. Necesita la computadora prendida.
Trabaja desde un servidor, con permiso para entrar a tu correo, tu calendario y tus planillas. No necesita tu computadora: trabaja de noche, los fines de semana y mientras estás de vacaciones.
